Prinsip Dasar ISO 9001:2008


PRINSIP DASAR ISO 9001:2008

Pendahuluan

Ketika kita mendengar kata ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, refleks ingatan kita

terfokus pada setumpuk dokumen dan sebundel tugas yang bersifat paper work,

bekerja menghabiskan waktu dibelakang meja sambil tak henti-hentinya mengupdate

data-data lapangan dan menginputnya kedalam table-tabel excel yang membuat

anda boring, malas melanjutkan dan bete.

Begitulah gambaran yang selama ini ada dibenak kebanyakan praktisi pabrik, namun

sesungguhnya benarkah anggapan itu ? atau hanya karena kesalahan persepsi orang

saja ?

Baiklah, dalam catatan ringan ini saya akan mencoba sedikit mengurai benang kusut

persepsi kita tentang ISO 9001, semoga bisa memberikan gambaran yang ringkas agar

semangat implementasi ISO 9001 bisa sejalan dengan apa yang diinginkan standard ini.

DEFINISI DAN SEJARAH ISO 9001:2008

ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari

singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal

dari International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan

standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality

Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS”

adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system

manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Pertanyaan berikut yang muncul,

apakah ISO sering mengalami revisi ? jawabnya : YA. Seiring perkembangan zaman

dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan

akan pengelolaan system manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk

diterapkan pada berbagai scope industry yang semakin hari semakin beragam. Versi

2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu.

Organisasi pengelola standard international ini adalah

International Organization for standarization 

yang bermarkas di Geneva – Swiss, didirikan pada 23 February 1947,

kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana setiap negara diwakili oleh

badan standardisasi nasional (Indonesia diwakili oleh KAN)

Marilah kita setback sebentar pada bagaimana sejarah ISO 9001 ada hingga revisi

terakhir tahun 2008.

Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943,

pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang sehingga untuk

kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai konsekuensinya, maka demi

kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar

seleksi supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi

semakin dibutuhkan hingga pada tahun 1963, departemen pertahanan Amerika

mengeluarkan standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari

MIL-STD series. Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied

Quality Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-8.

Seiring dengan kebutuhan implementasi yang semakin kompleks, maka DEF/STAN 05-8

dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun 1979.

Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun

1987 melalui International Organization for Standardization, standard BS-5750 diadopsi

sebagai sebuah international standard yang kemudian dinamai ISO 9000:1987. Ada 3

versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek

Quality Assurance

, aspek QA and Production dan Quality Assurance for Testing.

Concern utamanya adalah inspection product di akhir sebuah proses (dikenal

dengan final inspection) dan kepatuhan pada aturan system procedure yang harus

dipenuhi secara menyeluruh.

Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan guaranty quality

final inspection, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses preventive action

untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan

ketidak sesuaian pada produk. Namun demikian versi 1994 ini masih menganut system

procedure yang kaku dan cenderung

document centre dibanding kebutuhan

organisasi yang disesuaikan dengan proses internal organisasi. Pada ISO 9000:1994

dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003

tentang services.

Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada

organisasi bisnis kecil karena banyaknya procedure yang harus dipenuhi (sedikitnya

ada 20 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi procedure organisasi).

Karena ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas

standard yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan

penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994.

Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses

business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa

mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses

bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau

Business Process Mapping, setiap organisasi

harus memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality

manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 procedure

yang harus terdokumentasi, yaitu procedure

control of document, control of record,



Control of Non conforming Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive

Action

, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun.

Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas

revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara significant

lebih menekankan pada effectivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi

tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventive

action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action

yang dilakukan harus secara effective berdampak positif pada perubahan proses

yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing

menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.

8 PRINSIP MANAJEMEN

Seperti dijelaskan diatas bahwa ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih

mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan

sehingga hamper semua jenis usaha bisa mengimplementasi system management

mutu ISO 9001 ini.

System ISO 9001:2008 focus pada effectifitas proses continual improvement dengan

pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan

perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan

evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan

monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi

di organisasi.

Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini,

maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk

mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus

utama yaitu effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud

adalah :

1) Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system sematamata

untuk memuaskan customer.

2) Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal

implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu

komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap

elemen organisasi

3) Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern

dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masingmasing,

bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan

yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berqualitas, pada fungsinya

sebagai office boy.

4) Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses

yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui

business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu

bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena

pelaksanaan yang tidak sesuai dengan

flow process itu sendiri yang berdampak

pada hilangnya kepercayaan pelanggan

5) Pendekatan System ke Management : Implementasi system mengedepankan

pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar

menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep

kaizen, continual

improvement

sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki

cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan

improvement untuk menghilangkan potensi masalah.

6) Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008

7) Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan

dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada

data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO

9001:2008

8) Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola

hubungan saling menguntungkan.

Dengan 8 pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001:2008 benar-benar menjadi sangat

productive dan effective untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai

target-target yang telah ditetapkan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: