Management Review


Sistem apapun yang diterapkan
di perusahaan harus senantiasa dikaji atau di-reviewuntuk suatu tujuan.
Maksudnya untuk mengetahui seberapa efektif sistem yang diterapkan dan mengambil
tindakan apabila kajian menunjukkan hasil yang tidak memuaskan. Tanpa kegiatan
review, sulit diketahui apakah sistem yang diterapkan berjalan sebagaimana mestinya
atau tidak.

Management Review

ISO 9001:2000 mensyaratkan perusahaan untuk melakukan sejenis kajian
seperti itu, atau lebih dikenal dengan istilah management review. Persyaratan management review dapat dibaca pada standar ISO
9001:2000 klausul 5.6 Management Review.

Klausul ini menyatakan bahwa top management diwajibkan untuk mengadakan
review secara teratur.

Top Management

Pertanyaannya siapakah top management itu? Menurut ISO 9000, standar yang memuat sejumlah

istilah sistem manajemen mutu, yang dimaksud top management adalah orang atau sekelompok
orang

dengan posisi tertinggi dalam sebuah organisasi yang mengarahkan
(direct) dan
meng-kontrol

(control) organisasi tersebut. Contoh

top management antara lain:

– Chief Excecutive Officer (CEO)

– Managing director

– Chairman

– Board of Directors

– Excecutive Directors

– Managing partners

– Single owner

– Partners

Posisi-posisi yang disebut di atas adalah orang atau sekelompok
orang yang bertanggung jawab untuk

mengkaji sistem.

Pelaksanaan management reviewdapat didelegasikan kepada managementr representative,
tetapi penanggung jawab tetap berada di pundak top management.

Meskipun bukan satu-satunya cara, management review dapat diselenggarakan dalam
bentuk rapat

pertemuan. Hadir dalam rapat itu top management, management representative, manager,
tim ISO dan internal auditor.

Agenda Management Review

Para peserta rapat membahas sejumlah agenda yang isinya sudah ditentukan
standar ISO 9001:2000 .

Klausul yang menyebutkan agenda management review yaitu klausul

5.6.2 Input Review:

1. Hasil Audit.

2. Umpan balik pelanggan.

3. Kinerja proses (process performance) dan tingkat kesesuaian produk (product conformity)

4. Status tindakan koreksi dan pencegahan

5. Tindak lanjut dari hasil management review sebelumnya

6. Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi kinerja sistem.

7. Rekomendasi atau saran-saran

Selain tujuh agenda ini, rapat hendaknya juga mengevaluasi kebijakan
dan sasaran mutu yang

ditetapkan perusahaan, mengkaji berbagai kebutuhan pelatihan
bagi personil dan kebutuhan peralatan

dan pemeliharaanya serta mengkaji masalah-masalah yang berkaitan
dengan pemasok (supplier),

lingkungan kerja dan infrastruktur.

Management review tidak sama dengan audit.
Untuk membedakannya, lihat agenda management review, audit menjadi bagian dari agenda management review.

Management review dapat dilaksanakan selama
satu hari atau waktu yang lebih lama melaui meeting

secara parsial (dua hari atau lebih). Jangka waktu pelaksanaan management review tidak ditentukan

oleh ISO 9001:2000. Kendati demikian, dalam kasus kasus tertentu,
misalnya, keluhan pelanggan menunjukkan tren yang meningkat (lihat agenda input
review no.2), sebaiknya frekuensi review, khusus untuk masalah tersebut ditingkatkan.

Tolok Ukur

Agar mengenai sasaran, peserta rapat hendaknya berkontribusi
secara aktif mengkaji tiap-tiap pokok agenda. Hindari pembahasan yang terlalu
rinci supaya tidak berlarut larut karena membicarakan masalahmasalah yang tidak
signifikan.

Sebelum meeting dilaksanakan, dipersiapkan sebuah presentasi
atau makalah yang isinya memberikan

gambaran yang jelas dan memadai bagi para peserta rapat untuk mengkaji
tiap-tiap agenda dengan menggunakan tiga tolok ukur berikut ini.

ISO 9001:2000 memenuhi tujuan atau sasaran perusahaan. Kedua, apakah
sistem berjalan seperti

diharapkan. Ketiga, apakah sistem benar-benar efektif. Ketiga
butir yang telah dijelaskan di atas dapat digunakan sebagai tolok ukur untuk
menilai tiap-tiap agenda yang dibahas.

Ouput Management Review

Sebuah meeting dinilai baik apabila diselenggarakan tepat waktu dan
hasil meeting dicatat. Dalam istilah ISO 9000, sebuah catatan adalah sebuah
rekaman, dan rekaman management review merupakan salah satu rekaman wajib ISO 9001:2000. Bentuk rekaman
management review yang paling sederhana adalah notulen rapat (minutes of meeting), baik hard copy maupun soft copy.

Catatan atau rekaman management review memuat poin-poin agenda yang telah dibahas, termasuk keputusan-keputusan
atau langkah langkah:

1. perbaikan sistem

2. perbaikan kualitas produk

3. kebutuhan akan sumber daya.

 

Ketiga poin ini dapat diartikan sebagai berikut: Apabila rencana
perbaikan telah ditetapkan, harus dijelaskan bagaimana langkahlangkah konkret
bisa terlaksana dengan didukung sumber daya yang

tersedia.

Pelaksanaan
management review dapat didelegasikan kepada management representative, tetapi
penanggung jawab tetap berada di pundak top management

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: