Internal Audit yang Effisien dan Bermanfaat


Anda pernah berpikir bahwa audit mutu adalah rutinitas yang membosankan, menyita waktu dan hanya membawa sedikit manfaat? anda tidak sendirian. Banyak orang yang yang berpikiran sama. Sayangnya anda tetap harus menyisihkan beberapa hari setahun dari waktu kerja anda untuk aktifitas tersebut. Membuat cheklist (walaupun cuma copy paste), memeriksa dokumen yang sama, memeriksa proses yang sama dan menemukan beberapa temuan yang hampir sama dan membuat laporan yang kurang lebih juga sama dengan audit yang lalu. Apa sebetulnya tujuan dari semua itu? mempertahankan selembar sertifikat ISO? Hanya itu?

Dalam persyaratan sistem manajemen seperti ISO-9001 dan 14001 disebutkan bahwa tujuan audit internal adalah untuk memeriksa kesesuaian sistem dengan standar tersebut dan memerkisa apakah sistem diterapkan dengan efektif dan dipelihara. Definisi audit sendiri adalah ‘mencari bukti-bukti audit dan mengevaluasinya untuk menentukan sejauh mana kriteria-kriteria audit dipenuhi’. Dari tujuan dan definisi, ‘kesesuaian’ memang menjadi issue yang penting. Tidak salah kalau kebanyakan auditor terlalu fokus hanya pada kesesuaian. Tetapi fokus pada kesesuaian saja, ditambah dengan pemrograman yang kurang baik selalu akan melahirkan keluhan keluhan tentang rutinitas yang berlebihan dan manfaat yang bisa diambil. Untuk aktifitas yang menyita banyak waktu seperti audit internal, sangat wajar pihak manajemen meminta kompensasi yang lebih, misalnya agar audit internal memberi dampak yang positif terhadap kinerja yang manfaatnya terasa bagi organisasi.

Beberapa tips untuk mengelola audit internal.

Mengembangkan performanced based audit disamping compliance based audit.

Performance based audit adalah salah satu cara untuk menggunakan aktifitas audit sebagai salah satu alat untuk perbaikan kinerja proses, bukan hanya pada perbaikan kesesuaian proses. Tujuan dari performance based audit: mencari peluang peningkatan kinerja dalam proses yang diaudit, berbeda dengan compliance based audit yang umum dilakukan, yang tujuannya mencari bukti kesesuaian. Performance based audit tidak dimaksudkan untuk menggantikan compliance based audit. Masing masing diterapkan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, untuk proses yang tidak memerlukan perbaikan kinerja karena resikonya rendah terhadap kepuasan pelanggan, atau proses yang tidak resource intensive, dilakukan compliance based audit. Sebaliknya, untuk proses yang mempunyai resiko tinggi terhadap kepuasan pelanggan, menyerap sumber daya yang tinggi dan memerlukan perbaikan kinerja dilakukan performance based audit. Bagian terakhir dari artikel ini membahas secara lebih rinci mengenai ‘performace based audit’.

Penentuan skala audit kesesuaian

Program audit sebaiknya tidak hanya mengatur frekwensi audit dari suatu proses. Program juga perlu menetapkan skala kedalaman audit. Misalnya, untuk proses audit kesesuaian proses yang sudah sama sekali tidak bermasalah, audit kesesuaian hanya dilakukan pada tahapan-tahapan proses yang penting saja, tidak mencakup semua tahapan dalam proses. Sebaliknya untuk proses-proses baru atau proses-proses yang masih bermasalah dalam hal kesesuaian atau proses dimana kesesuaian menjadi faktor yang sangat penting (misalnya karena resiko pelanggaran hukum), audit keseseuaian skala penuh diberlakukan. Dengan penentuan skala kedalaman, anda tidak perlu membuang-buang waktu untuk mengaudit seluruh tahapan proses, dari awal sampai akhir, untuk proses yang menurut anda sudah mencapai kesesuaian yang baik. Cukup menentukan aktifitas yang berpengaruh terhadap efektifitas atau tujuan dari proses.

Persiapan yang layak untuk audit internal

Untuk semua type audit, baik performance based maupun compliance, proses audit internal dapat dibuat lebih effisien, tanpa memakan waktu terlalu banyak dengan melakukan persiapan yang cukup sebelumnya;

  • Auditor internal harus memahami dengan baik prosedur atau dokumen lain yang menjadi acuan audit kesesuaian. Auditor tidak lagi mencoba memahami prosedur sewaktu mengaudit.
  • Auditor internal harus membuat checklist yang cukup terperinci tentang ‘apa yang akan diobservasi’ selama audit. Pembuatan checklist bukan hanya merubah kalimat positive dalam prosedur menjadi kalimat pertanyaan. Ini biasa terjadi pada audit kesesuaian. Checklist seharusnya berisi benda-benda, dokumen-dokumen dan segala hal yang akan diamati pada audit nanti. Misalnya:

Dalam prosedur tertulis: ‘Masukan dalam rapat tinjauan adalah: 1. Status hasil rapat tinjauan manajemen terdahulu , 2. dst…’
Cheklist: ‘Apakah masukan dalam rapat tinjauan mencakup status rapat tinjauan manajemen terdahulu?’
Checklist tersebut tidak cukup untuk memberi panduan tentang apa yang akan diamati. Pada saat audit auditor akan menyita waktu untuk berpikir apa yang harus diperiksa. checklist lebih baik berisi hal yang spesifik seperti:
‘check agenda rapat tinjauan manajemen terakhir. Bandingkan dengan laporan tinjauan terdahulu. Apakah agenda mencakup status dari apa yang sudah diputuskan dalam laporan tinjauan manajemen terdahulu?’ Dengan checklist seperti ini, pada proses audit, auditor akan langsung meminta auditee menunjukkan agenda rapat tinjauan terakhir dan laporan rapat tinjauan terdahulu lalu membandingkan keduanya.

Checklist memang tidak selalu dapat dibuat spesifik. Tapi makin dalam auditor memahami suatu proses, semakin tahu dia hal-hal spesifik apa yang seharusnya termuat dalam checklist.

Pelaksanaan yang tidak bertele-tele

Audit yang tidak bertele-tele adalah audit yang fokus pada pencarian bukti. Untuk compliance based audit, bukti yang dicari adalah bukti kesesuaian. Untuk performance based audit, bukti yang dicari adalah bukti bahwa suatu hal menjadi penyebab atau bukan penyebab dari kinerja yang ingin diperbaiki. Checklist yang cukup spesifik dapat membantu auditor untuk tetap fokus pada apa yang ingin dia amati untuk pembuktian tersebut.

LEBIH JAUH TENTANG PERFORMANCE BASED AUDIT

Seperti sudah disebut diatas, performance based audit adalah audit yang bertujuan untuk mencari peluang perbaiakan kinerja dari suatu proses. Type audit ini dapat membuat audit lebih internal dapat menghasilkan manfaat yang nyata, misalnya penurunan tingkat reject, meningkatkan akurasi pencatatan stock dan indikator-indikator kinerja lain yang dianggap masih perlu perbaikan.
Perfomance based audit mempunyai perbedaan dengan compliance based audit (yang umumnya anda sudah kenal dan biasa lakukan) baik dalam tahapan-tahapan prosesnya maupun dari kompetensi auditornya. Dalam tahapan-tahapan prosesnya, performance based audit mirip dengan tindakan koreksi tetapi terbatas sampai pada pencarian penyebab dari suatu masalah. Dalam hal kompetensi auditor, auditor harus orang yang mempunyai pemahaman yang cukup baik tentang proses yang akan diaudit. Auditor harus merupakan ‘subject matter expert’ dari proses yang diaudit.
Performance based audit sangat tepat diterapkan pada proses-proses yang kinerjanya masih bermasalah atau proses-proses yang menyerap banyak sumber daya dan perlu perbaikan kinerja secara berkesinambungan.

Tahapan dalam Performance Based Audit.
1. Mempelajari kinerja proses
Tahapan ini penting dalam performance based audit dan menentukan tahapan-tahapan selanjutnya. Dalam tahapan ini auditor harus mempelajari apa kinerja penting dari proses yang sedang audit, berapa bagus kinerja-kinerja tersebut pada saat ini dan kinerja-kinerja mana yang mempunyai prioritas tinggi untuk diperbaiki dan mengapa harus diperbaiki. Setelah auditor mengetahui kinerja dari proses, ada baiknya auditor mengklarifikasikannya dengan penanggung jawab proses.

2. Menentukan aktifitas-aktifitas kritis
Dalam tahapan ini auditor mempelajari aktifitas-aktifitas kritis dalam proses yang akan diaudit, yang berpengaruh besar pada kinerja proses keseluruhan. Tahapan ini sebaiknya dilakukan bersama penanggung jawab proses yang akan diaudit.

3.Menjabarkan kinerja keseluruhan kedalam kinerja yang lebih spesifik
Pengetahuan tentang tahapan-tahapan kritis dalam proses yang akan diaudit akan membuka kemungkinan untuk menjabarkan kinerja keseluruhan menjadi kinerja-kinerja yang lebih spesifik yang terkait dengan tahapan-tahapan kritis tersebut.

4. Menentukan Sasaran audit
Sasaran audit dapat dibuat dengan mudah bila sudah mengetahui tahapan-tahapan kritis dan kinerja spesifik terkait tahapan-tahapan tersebut. Sasaran dalam performance based audit sebaiknya selalu berisi ‘mencari peluang-peluang perbaikan dalam proses …untuk meningkatkan …

5. Mengidentifikasi faktor-faktor kritis dan potential failure
Auditor belum siap mengaudit hanya dengan sasaran audit. Auditor juga perlu membuat dugaan tentang faktor-faktor kritis dalam aktifitas kritis yang mempengaruhi kinerja spesifik yang telah diketahui. Apakah kompetensi menjadi faktor kritis? atau alat? atau metoda? atau input dari aktifitas tersebut? atau mungkin kombinasi dari beberapa tersebut? Untuk membuat dugaan tentang faktor kritis, auditor harus mempunyai pengetahuan yang baik tentang aktifitas yang akan diaudit.

6. Membuat checklist audit
Checklist audit pada dasarnya adalah daftar dari faktor-faktor kritis yang teridentifikasi pada tahap 5, ditambah hal-hal yang lebih spesifik yang menurut auditor perlu diperiksa dan diamati. Dalam pembuatan checklist, Auditor harus selalu mengingat bahwa audit yang akan dilakukan adalah untuk membuktikan apakah faktor-faktor kritis tersebut bermasalah atau tidak bermasalah.

7. Melaksanan audit
Sama halnya dengan compliance based audit, performance based audit dilakukan dengan panduan checklist yang telah dibuat. Tentu saja, auditor juga harus membuka mata dan telinga untuk mengidentifikasi adanya hal-hal lain yang harus diperiksa dan diamati diluar dari cheklist yang telah dibuat. Ada kemungkinan terdapatnya faktor-faktor kritis yang tidak terduga sebelumnya pada tahap 5. Keberhasilan performance based audit ditentukan dari akurasi penilaian auditor apakah faktor-faktor kritis dari aktifitas-aktifitas yang diaudit bermasalah atau tidak bermasalah.

8. Melaporkan hasil audit
Laporan audit harus berisi informasi yang jelas kepada pihak manajemen tentang peluang perbaikan yang ada pada proses yang diaudit. Isi dari laporan hendaknya mencakup:

  • Kinerja proses keseluruhan dan pentingnya melakukan perbaikan (hasil dari tahap 1)
  • Aktifitas kritis dan kinerja spesifik dari aktifitas tersebut (tahapan 2 dan 3)
  • Faktor-faktor kritis yang mempengarui kinerja spesifik dari aktifitas (hasil dari tahapan 5 ditambah faktor lain yang mungkin baru ditemukan saat pelaksanaan audit)
  • Faktor-faktor kritis yang sudah dikelola dengan baik (hasil dari tahap 7)
  • Faktor-faktor kritis yang bermasalah, yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan kinerja.

9. Follow-up audit
Follow-up audit dilakukan untuk menjamin bahwa tindakan koreksi temuan audit ditetapkan dan diterapkan. Follow-up audit harus terus dilakukan sampai terdapat bukti bahwa masalah telah diselesaikan atau pihak menajamen memutuskan untuk membiarkan masalah tersebut dan menanggung resiko yang ada.

CONTOH PENERAPAN PERFORMANCE BASED AUDIT

Tabel berikut berisi contoh hasil dari kesembilan tahapan tersebut yang dapat memberikan gambaran lebih jelas tentang performance based audit.
Contoh diambil dari audit proses pengendalian persediaan material di suatu perusahaan. Sebagai gambaran, proses pengendalian persediaan material di perusahaan tersebut adalah proses yang kompleks karena melibatkan puluhan jenis produk dengan setiap produk terdiri dari ratusan komponen. Proses pengendalian persediaan material bertujuan untuk menjamin agar material selalu tersedia pada saat dibutuhkan sehingga tidak terjadi kekacauan jadwal produksi dan pengiriman. Proses tersebut juga masih bermasalah, dengan adanya banyak keterlambatan pengiriman karena material sock out.

Hasil tahap #1

Kinerja keseluruhan yang penting:
Tingkat keterlambatan pengiriman karena material stock-out.
Kinerja saat ini, 6 bulan terakhir: 5 % dari seluruh pengiriman terlambat karena material stock out. Hal ini berdampak pada kekecewaan dan berkurangnya kepercayaan pelanggan. Bila hal ini dibiarkan, sangat mungkin beberapa pelanggan akan mengalihkan ordernya ke perusahaan lain.

 

Hasil tahap#2

Aktifitas kritis (Atas dasar pengetahuan auditor dan hasil diskusi bersama penanggung jawab proses dan manajer produksi sebagai pelanggan proses):

  • Pencatatan stock. Kemungkinan besar memberi kontribusi bagi masalah kinerja keseluruhan. Stock opname selalu menunjukkan akurasi yang rendah.
  • Penyimpanan material. Ini masukan dari bagian produksi. Beberapa kasus terjadi dimana bagian gudang mengatakan suatu material habis tetapi setelah beberapa lama mereka menemukan bahwa barang masih tersedia di suatu tempat yang tidak semestinya. Pada saat itu produksi sudah terlanjur berhenti dan penyebabnya dicatat sebagai kehabisan material
  • Perencanaan pembelian.

Hasil tahap #3

Kinerja spesifik terkait ketiga aktiftas kritis:
Akurasi data stock: hampir 7 % data stock tidak akurat. Stock fisik tidak sesuai dengan stock yang tercatat di komputer.
Kemudahan mencari barang di gudang (tidak/belum dapat terukur)
Akurasi rencana pembelian (belum dapat terukur)

 

Hasil tahap #4

“Mencari peluang perbaikan pada proses pencatatan material dan penyimpanan barang yang merupakan aktifitas kunci yang mempengaruhi proses pengendalian persediaan.”

 

Hasil tahap #5

Pencatatan stock
Faktor kritis:

  • Input: form-form penerimaan dan pengeluaran barang
    • Potential failure:
      • form rumit
      • tulisan form tidak cukup jelas.
  • Input: Data Master List Material
    • Potential failure:
      • Terdapat redundancy/penggandaan data
  • Alat: komputer dan software yang digunakan (MS Excel)
    • Potential failure:
      • kesehatan komputer, proteksi terhadap virus, proteksi dari pengubahan yang tidak diinginkan.
  • Orang: kompetensi operator yang menginput data ke komputer
    • Potential failure:
      • kompetensi tidak cukup dalam menggunakan komputer dan aplikasinya
  • Metoda: Cara pencatatan, format pencatatan
    • Potential failure:
      • Kesalahan dalam penginputan data; terutama ID material
      • Pencatatan dilakukan di file lama (bulan yang telah lewat).
      • Transaksi pemasukan/pengeluaran barang diinput lebih dari 1 kali atau tidak sama sekali
  • Metoda: Perhitungan jumlah penerimaan, pengeluaran, stock akhir
    • Potential failure:
      • Formula tidak tepat (dalam Excel),
      • Pemilihan formula untuk merekapitulasi pemasukan dan pengeluaran material

Penyimpanan barang
Faktor kritis:

  • Input: Barang yang masuk
  • Alat: fisik gudang
  • Orang: kompetensi operator yang bertugas memasukkan barang ke gudang
  • Metoda: Tata letak penyimpa

Hasil Tahap #6Pencatatan stock

  • Check semua jenis form pengeluaran barang dan penerimaan yang dijadikan dasar dalam pencatatan stock. Apakah form cukup mudah dipahami?
  • Check beberapa sampel dari setiap jenis form diatas. Apakah semua tulisan disana dapat dimengerti? Apakah tulisan tangan?
  • Check master list material sebagai acuan penulisan ID material. Apakah terdapat ID ganda? Apakah revisi terbaru?
  • Check anti virus yang ada dikomputer. Apakah database virus diupdate dengan yang terbaru?
  • Check cara penyimpanan file. Apakah diproteksi dengan password? Bagaimana cara penanganan file-file lama? Apakah ada potensi tertukar?
  • Amati cara operator menggunakan perangkat lunak. Apakah cukup mahir? Apakah cara kerjanya mengandung potensi kekeliruan dalam pemasukan dan pengolahan data?
  • Amati cara operator memasukkan data. Bagaimana menjamin ID material yang dimasukkan benar? Apakah ada pengecekan otomatis yang terhubung dengan master list material? Bila ada, bagaimana caranya? Atau pengecekan manual?
  • Amati cara operator memasukkan data: Bagaimana dia menandai dokumen-dokumen yang sudah diinput ke komputer?
  • Check seluruh file dan formula yang digunakan dalam pencatatan dan perhitungan stock:

Penyimpanan barang

  • Check kondisi gudang secara menyeluruh.
    • Apakah barang ditempatkan dengan rapih?
    • Apakah terdapat barang-barang yang sudah digunakan?
    • Apakah barang yang besar ditempatkan lebih dekat ke pintu keluar?
    • Apakah barang yang jarang diakses ditempakan lebih jauh?
  • Amati cara operator mencari barang.
    • Apakah dia dapat mengetahui dimana barang ditempatkan dengan mudah? bagaimana cara dia mengetahui? Lakukan pengujian untuk berbagai barang.

Hasil Tahap #7

Dilakukan sesuai dengan checklist dan tentu bisa berkembang bila pada saat audit auditor berpendapat suatu faktor penting atau suatu potential error baru ditemukan

 

Hasil Tahap #8
Proses: Pengendalian persediaan material
Tujuan audit: Mencari peluang perbaikan pada proses pencatatan material dan penyimpanan barang yang merupakan aktifitas kunci yang mempengaruhi proses pengendalian persediaan material.

Kinerja pengendalian persediaan material : 5% dari total pengiriman terlambat karena terjadinya stock out material. Kinerja ini akan sangat potensial membuat pelanggan kecewa.
Kinerja pencatatan stock, yang mempengaruhi langsung kinerja pegendalian persediaan material: Rata-rata 7% data stock akhir tidak sesuai pada 3 kali stock opname terakhir.

Auditor: Mr. X
Hasil audit:
Pencatatan dan perhitungan stock material menggunakan cara yang sederhana dengan bantuan aplikasi spreadsheet. faktor-faktor penting adalah
….(salin dari tahapan No. 5).

Form yang digunakan, kompetensi personil dan pemeliharaan peralatan yang digunakan (komputer dan perangkat lunaknya) sudah cukup baik. Penyebab dari kinerja buruk adalah:

  1. Lemahnya pengendalian master list material yang menjadi sumber cacuan nomor ID material dalam pemasukan data penerimaan, pengeluaran dan perhitungan stock akhir. Lebih dari 40 ID material merupakan ID ganda. Tabel Master List terdiri dari 3034 ID material dan tidak ada penjaminan untuk menghindari terjadinya ID ganda. Kesalahan ini bersumber dari proses ‘Penyusunan Bill of Material dan Master List Material’. Proses ini harus diaudit untuk menindaklanjuti temuan ini.
  2. Digunakan 5 file untuk pencatatan penerimaan dan pengeluaran. Kelima file tersebut mempunya format yang sama sekali berbeda. Contohnya, pengeluaran untuk produksi dan pengeluaran untuk penggantian reject produksi dan pengeluaran barang yang akan dikembalikan ke pemasok (karena reject) berbeda, disesuaikan dengan form dari tiga jenis pengeluaran tersebut. Ini akan menyulitkan perhitungan stock akhir yang dilakukan secara manual data tersebut disalin dan dikumpulkan secara manual ke dalam file lain. Formula yang lebih sederhana dan dapat menghitung stock akhir secara otomatis sebetulnya dapat digunakan bila kelima file tersebut dibuat seragam. Penyatuan kelima file tersebut juga akan lebih memudahkan perhitungan stock otomatis dan menyederhanakan pekerjaan pencatatan. Contoh dari kelima file tersebut dan penjelasan tentang potensi kesalahan pencatatan dan perhitungan terlampir dalam file …

Untuk penyimpanan material tidak ada masalah yang ditemukan. Gudang mempunyai kapasitas yang cukup untuk penyimpanan. Penyimpanan dilakukan dengan rapih dan memudahkan barang ditemukan oleh operator gudang. Tata letak gudang juga diatur dengan baik sesuai dengan kaidah-kaidah 5S. Masalah kesulitan menemukan barang yang sering dikeluhkan bagian produksi sebetulnya terkait dengan ketidakakuratan data stock akhir. Beberapa kasus terjadi dimana menurut catatan komputer stock tersedia padahal tidak dan sebaliknya.

Siapa yang harus melakukan performance based audit?
Berbeda dengan compliance based audit, performance based audit membutuhkan team auditor yang terdiri dari paling tidak seorang subject matter expert – SME, seorang yang mempunyai pemahaman yang baik tentang seluk beluk proses yang diaudit. Keberadaan SME adalah mutlak diperlukan. Auditor yang tidak mempunyai pemahaman yang mendalam tentang proses yang akan diaudit akan sulit untuk mencari tahapan kritis dan faktor-faktor kritis. Mungkin bisa, tapi butuh waktu lama. Masalahnya, ada kemungkinan bahwa tidak ada orang yang memahami proses yang diaudit selain personil-personil yang terlibat dalam proses tersebut. Memilih salah seorang personil tersebut sebagai bagian dari team auditor? Ya, mengapa tidak? Tapi jangan sebut dia sebagai auditor (melanggar persyaratan tentang independecy auditor). Sebut saja sebagai SME. ISO-19011 tentang audit memungkinkan hal ini. Disana disebutkan bahwa bila diperlukan, team audit dapat terdiri dari technical expert. Libatkan personil tersebut dalam proses audit, dari tahap awal sampai akhir, termasuk dalam follow up audit. Personil tersebut harus bekerja sama dengan team auditor dalam menemukan aktifitas-aktifitas dan faktor-faktor kritis dan dalam tahapan-tahapan lain. Satu hal yang harus diperhatikan adalah bahwa keterlibatan personil tersebut harus atas kerelaan atasannya. Personil tersebut juga harus personil yang menghormati dan menghargai atasannya. Ini menjamin terjaganya tujuan baik dari performance based audit untuk bersama-sama menemukan peluang perbaikan. Bila atasan tidak merelakan bawahannya untuk mambantu proses audit secara penuh, jangan ambil resiko. Lupakan performance based audit. Hubungan mereka tidak kalah penting dengan peluang perbaikan yang sedang anda cari. Anda masih bisa berharap bahwa proses tindakan koreksi dan pencegahan berjalan dengan efektive dan peluang-peluang perbaikan dekelola dengan baik disana.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: