Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2008


Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001 adalah menyusun dan menerapkan berbagai aturan proses-proses dan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin dihasilkan produk dan pelayanan bermutu. Penerapan sistem manajemen mutuISO-9001 membutuhkan komitmen, kemauan dari pihak manajemen. Komitmen ini adalah syarat utama dalam penerapan sistem manajemen mutuISO-9001. Mengapa? Karena penerapan menyangkut ‘banyak pengaturan’ dan pengaturan tak akan efektif bila pihak manajemen sendiri tidak menghendakinya. Disamping itu, penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 juga membutuhkan penyediaan sumber daya dan hanya pihak manajemen yang bisa memutuskan untuk menyediakannya. Uraian dibawah ini menganggap bahwa manajemen di organisasi anda sudah mempunyai komitmen untuk menerapkan sistem manajemen mutu, dengan demikian juga sudah berkomitmen untuk memberikan produk dan pelayanan yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dan dapat memuaskan pelanggan.

1. Membentuk team

Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001 berarti mengatur berbagai proses yang dapat mempengaruhi mutu, baik langsung maupun tidak langsung. Proses yang dimaksud bukan hanya proses produksi atau proses pelayanan jasa, tetapi juga proses-proses pendukung dan proses-proses yang harus dilakukan oleh pihak manajemen. Proses yang dimaksud tersebar diseluruh bagian organisasi dan harus saling terkait secara harmonis untuk mencapai tujuan akhir: terciptanya produk yang bermutu. Itulah makanya penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 memerlukan sebuah team yang terdiri dari wakil-wakil setiap fungsi yang ada dalam organisasi. Team ini harus bekerjasama dan saling memberi masukan dalam pengaturan setiap proses yang mempengaruhi mutu.

2. Membangun Pemahaman Tentang Sistem Manajemn Mutu

Untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001, team yang telah dibentuk harus memahami dengan baik:

  • Konsep dasar sistem manajemen mutu dan persyaratan-persyaratan yang terkandung dalam ISO-9001.
  • Analisa proses. Analisa proses penting karena penerapan ISO-9001 pada hakekatnya adalah pengaturan dari berbagai proses. Pengaturan proses dapat dilakukan bila team mempunyai kemampuan bagaimana mengidentifikasi elemen-elemen penting dari proses, mendefinisikan tujuan proses, persyaratan-persyaratan input-output proses dan mengidentifikasi peluang-peluang perbaikan proses.
  • Dokumentasi: Manual, prosedur dan bentuk dokumen lain diperlukan sebagai bentuk tertulis dari berbagai pengaturan proses. Team perlu memahami bagaimana membuat dokumentasi yang mudah dipahami sekaligus efektif sebagai panduan untuk melakukan proses bagi setiap pihak yang memerlukan (bukan hanya anggota team).
  • Sebagai tambahan, akan lebih baik bila team juga memahami paling tidak dasar-dasar dari manajemen perubahan. Penerapan ISO-9001 biasanya membutuhkan banyak perubahan dalam aktifitas yang dilakukan oleh karyawan organisasi. Perubahan selalu lebih mudah untuk dirancang daripada diterapkan. Team, yang juga berjungsi menjadi agen perubahan, perlu memahami beberapa aspek penting untuk membuat perubahan diterapkan dengan lancar dan efektif.

3. Membuat kebijakan mutu

Pentingnya komitmen dari pihak manajemen dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 sudah dijelaskan pada paragraph pertama tulisan ini. Kebijakan mutu adalah manifestasi dari komitmen tersebut dalam bentuk tertulis. Kebijakan mutu harus mengandung paling tidak komitmen untuk memenuhi pesyaratan produk dan komitmen untuk secara berkelanjutan meningkatkan kinerja mutu. Contoh kebijakan mutu:

PT ABC hanya mengirim produk yang sesuai atau melebihi persyaratan yang telah ditetapkan yang dapat memuaskan pelanggan.
PT ABC akan terus menerus meningkatkan mutu dan kinerja proses-proses yang mempengaruhi mutu

Kebijakan mutu tidak hanya dibuat, tapi juga disebarkan ke seluruh lapisan organisasi. Pihak manajemen juga bertanggung jawab untuk memberikan keteladanan bagi semua karyawan. Tak akan ada gunanya kebijakan mutu yang tertulis dengan indah dan berbingkai mahal bila pihak manajemen menampakkan sikap yang menyepelekan mutu dan kepentingan pelanggan.

4. Pemetaan Proses Inti dan Pendukung

Pemetaan proses bertujuan untuk mengetahui proses-proses apa saja yang dilakukan organisasi anda dan bagaimana hubungan serta interaksi antar proses tersebut. Pemateaan proses selalu m,enjadi salah satu aktifitas awal dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001
Salah satu metoda yang sangat berguna dalam pemetaan proses adalah SIPOC, kependekan dari Supplier, Input, Proses, Output, Customer. Metoda ini memetakan proses dengan cara mengikuti alur dari input awal yang diterima organisasi sampai dikeluarkan output akhir yang dihasilkan oleh organisasi dan diterima pelanggan. Metoda ini sangat efektif dalam mengidentifikasi proses apa saja yang dilakukan organisasi sekaligus input-output yang meghubungkan berbagai proses.
Pemetaan proses sebaiknya dilakukan bersama-sama oleh team yang terdiri dari wakil setiap fungsi yang ada dalam organisasi.

5. Analisa Proses Inti dan Pendukung

Setelah setiap proses teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menganalisa proses. Pada tahap ini, setiap proses di kaji secara mendalam untuk menentukan perbaikan proses yang diperlukan agar proses dapat dilakukan lebih efektif, lebih effisien sekaligus memenuhi persyaratan ISO-9001 terkait.
Analisa Proses sebaiknya dilakukan bersama oleh:

  • Supplier proses: pihak yang memberikan material ataupun informasi yang akan diolah oleh proses
  • Pelaku proses: pihak yang melakukan proses
  • Customer proses: pihak yang menerima output atau hasil dari proses.

Analisa proses pada hakekatnya adalah proses untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

  • Apa tujuan dari proses?
  • Apa pendapat pelanggan proses terhadap output yang dihasilkan proses? apa yang perlu diperbaiki?
  • Kesalahan-kesalahan apa yang selama ini terjadi di setiap tahapan proses? apa yang perlu diperbaiki?
  • Potensi kesalahan apa yang mungkin terjadi di setiap tahapan proses? apa yang perlu diperbaiki?
  • Apa persyaratan ISO-9001 terkait dengan proses ini? apa yang perlu diperbaiki?

6. Penetapan Sasaran Mutu

Penetapan sasaran mutu sangat erat kaitannya dengan perbaikan-perbaikan proses yang ingin dilakukan. Apa yang ingin dicapai, misalnya, dengan memperbaiki proses produksi? berapa persen tingkat reject harus diturunkan? Berapa persen frekwensi komplain ingin diturunkan? Berapa persen keterlambatan pengiriman harus diturunkan? dan sebagainya.

ISO-9001 mensyaratkan agar sasaran mutu bersifat terukur. Artinya harus ada angka sasaran yang jelas sehingga dapat diketahui nantinya apakah sasaran sudah tercapai atau belum. ISO-9001 juga mensyaratkan agar sasaran mutu dibuat pada semua fungsi dan tingkatan organisasi yang relevan. Mudahnya, buat saja sasaran mutu pada semua departemen. Bila departemen dibagi lagi dalam beberapa bagian, buat juga sasaran untuk setiap bagian. Ada baiknya dibuat juga sasaran mutu berskala organisasi, yang menjadi acuan untuk setiap departemen dan bagain dalam membuat sasaran masing-masing.

7. Penyusunan Prosedur Pengendalian Dokumen

Prosedur ini perlu dibuat sebelum anda menerbitkan berbagai prosedur lain. Prosedur ini adalah ‘prosedur untuk mengatur prosedur’: bagaimana penyetujuan prosedur harus dilakukan, bagaimana pendistribusiannya, bagaiamana bila nanti diperlukan revisi, bagaimana menarik prosedur yang sudah tidak berlaku’. Prosedur ini juga mengatur dokumen lain yang bukan prosedur seperti drawing, standar-standar, manual dan berbagai dokumen lain yang diperlukan bagi sistem manajemen mutu di organisasi anda.

8. Penyusunan Prosedur Pengendalian Catatan

Pada umumnya setiap proses akan menghasilkan berbagai bentuk ‘catatan’ atau ‘record’. Proses produksi menghasilkan laporan produksi, proses inspeksi menghasilkan laporan inspeksi, proses pembelian menghasilkan salinan purchase order dan sebagainya. Catatan-catatan tersebut harus dikendalikan agar terpelihara dengan baik dan mudah diakses pada saat diperlukan. Itulah tujuan dari prosedur pengendalian catatan. Pengendalian yang dimaksud mencakup penyimpanan, pengarsipan agar mudah ditemukan dan pembuangan catatan-catatan lama yang sudah tidak diperlukan.

9. Penyusunan Aturan Untuk Proses Inti dan Pendukung Sistem Manajemen Mutu

Tahap ini terkait langsung dengan tahap 4 dan tahap 5. Setelah proses teridentifkasi pada tahap 4, kini saatnya membuat aturan untuk setiap proses dengan mempertimbangkan kebutuhan perbaikan yang diperoleh sebagai hasil analisa pada tahap 5. Aturan dapat berupa prosedur, instruksi kerja, standar atau bentuk dokumentasi lain. Tahapan ini bisa dikatakan sebagai inti dari penerapan sistem manajemen mutu.

Contoh, beberapa prosedur inti dan pendukung di perusahaan manufaktur:
Prosedur pemrosesan order
Prosedur penjadwalan produksi dan material
Prosedur pembelian
Prosedur pemilihan dan evaluasi pemasok
Control plan
Prosedur pengendalian produk tidak sesuai (prosedur wajib ISO-9001)
Prosedur pengiriman
Prosedur pemeliharaan mesin
Prosedur Rekrutmen dan Pelatihan

Prosedur yang telah siap lalu diproses (penyetujuan dan pendistribusian) sesuai dengan prosedur Pengendalian Dokumen yang telah ditetapkan sebelumnya.

10. Penyusunan prosedur lain yang dibutuhkan sistem manajemen mutu

Disamping prosedur-prosedur untuk proses inti dan pendukung, beberapa prosedur lain juga dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu anda, sekaligus untuk memenuhi persyaratan ISO-9001. Prosedur tersebut:
Prosedur tindakan koreksi dan pencegahan
Prosedur audit mutu internal
Prosedur tinjauan manajemen (tidak wajib dalam bentuk p rosedur tertulis)

11. Penerapan Aturan Proses

Prosedur-prosedur baru biasanya membuat karyawan harus merubah cara kerja yang telah bertahun-tahun mereka lakukan. Dan perubahan selalu tidak mudah. Untuk membuat karyawan merubah cara kerja, atau melakukan suatu yang baru, yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah menanamkan kesadaran pada karyawan terkait tentang pentingnya perubahan dan menerapkan prosedur. Mereka harus tahu dengan sejelas mungkin mengapa perubahan harus dilakukan, apa manfaat dari perubahan dan apa konsekwensi dari tidak melakukan perubahan. Ada baiknya tidak menerapkan beberapa prosedur baru sekaligus. Mulai dari satu prosedur, lakukan pengembangan pemahaman dan kesadaran akan pentingnya prosedur, pantau penerapan. Bila sudah terdapat bukti prosedur dapat diterapkan dengan baik, perkenalkan lagi karyawan dengan prosedur yang berikutnya.

12. Audit Mutu Internal

Setelah semua prosedur diterapkan, tiba waktunya untuk memikirkan tentang audit mutu internal. Audit mutu internal adalah bentuk dari pemantauan secara berkala untuk mengetahui efektifitas dari penerapan prosedur. Sebelum itu, para auditor internal yang dipilih harus dibekali terlebih dahulu dengan pelatihan teknik audit. Pelatihan ini bertujuan untuk membangun kemampuan auditor internal dalam mencari bukti-bukti objektif apakah suatu prosedur telah diterapkan dengan efektif. Untuk sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001, paling tidak organisasi telah melakukan satu siklus audit mutu internal sebelum dapat disertifikasi.

13. Tinjauan Manajemen

Untuk dapat diaudit oleh badan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001, organisasi juga perlu melakukan minimal satu siklus audit mutu internal dan tinjauan manajemen. Tinjauan manajemen bertujuan agar pihak manajemen mempunyai informasi yang cukup tentang penerapan sistem manajemen di organisasinya, lengkap dengan masalah-masalah yang ada didalmnya. Dengan begitu, pihak manajemen diharapkan dapat terus mendukung dan mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan.

Tinjauan manajemen lazimnya dilakukan dalam bentuk rapat tinajaun manajemen. Dalam rapat ini setiap fungsi melaporkan perkembangan dari penerapan ISO-9001 di fungsinya masing-masing.

14. Memilih Badan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Sama seperti jenis organisasi lain, ada badan sertifikasi dengan mutu pelayanan yang memuaskan, ada juga yang kurang memuaskan. Mutu pelayanan dimaksud mencakup responsiveness, kecepatan tanggap dalam memenuhi kebutuhan anda, kemudahan untuk dihubungi, penjadwalan audit, pengalokasian auditor, mutu auditor dan beberapa lagi yang lain. Beberapa badan sertifikasi menawarkan pelayanan tambahan seperti pemberian semacam pelatihan gratis secara berkala atau sekedar ‘gathering’ untuk mengupdate perkembangan terkait standar sistem manajemen mutu dan lainnya.

Salah satu yang bisa anda lakukan untuk mengetahui mutu pelayanan badan sertifikasi adalah dengan mencari informasi dari berbagai sumber yang mempunyai pengalaman langsung dengan badan sertifikasi tertentu. Tanyakan pada mereka bagaimana kinerja badan sertifikasi yang akan anda pilih. Apakah staff customer relation-nya mudah dihubungi pada saat diperlukan? apakah penjadwalan audit dilakukan jauh-jauh hari atau seringkali dilakukan secara mendadak? Apakah auditor-nya benar-benar berkompeten dan mengusai bidang yang diaudit? Apakah auditor-nya memperhatikan hal-hal yang crucial yang berguna bagi organisasi yang diaudit atau hanya fokus pada yang trivial?

15. Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu

Audit sertifikasi sebetulnya sama saja dengan audit internal. Bedanya, audit sertifikasi dilakukan oleh auditor dari badan sertifikasi. Dalam audit, auditor akan memeriksa seluruh proses dan aspek dalam organisasi anda yang berkaitan dengan mutu; apakah sudah memenuhi persyaratan ISO-9001? Atau masih perlu perbaikan?
Bila mereka menganggap sudah memenuhi seluruh persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO-9001, maka organisasi anda akan mendapat sertifikat ISO-9001. Bila belum, mereka akan meminta anda untuk melakukan perbaikan terlebih dahulu.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: